HacerComercio exteriorSeguro que muchos de nuestros amigos han enfrentado esta situación: la fábrica finalmente obtuvo el certificado ISO 9001, se siente bastante confiable, pero el cliente dice: "Bueno, no confío mucho en tu certificado, aún necesitamos que un tercero audite la fábrica." En ese momento, es inevitable tener algunas dudas: ?cuánto cuesta exactamente la auditoría? ?Será complicado preparar la fábrica? ?Quién termina pagando los costos? No se preocupen, hoy vamos a aclarar todos estos detalles.

?Por qué los clientes insisten en una inspección de fábrica por parte de un tercero?

En realidad, cuando los clientes insisten en una inspección de fábrica por parte de un tercero, no es porque quieran buscar problemas a propósito, sino que tienen sus razones. Por ejemplo, puede que piensen que los certificados que tiene la fábrica no son del todo confiables y quieran que una entidad neutral los verifique; o quizás sus estándares de calidad son muy altos y la inspección es una medida adicional de seguridad. También podría ser por cumplimiento normativo, para reducir los riesgos potenciales al trabajar con proveedores. Sobre todo con esos clientes especialmente exigentes, que incluso pueden enviar a su propio personal para supervisar todo el proceso, haciéndolo parecer tan estricto como un examen.

?Qué incluyen los costos de auditoría de fábrica?

Hablando de los costos de la auditoría ISO 9001, la verdad es que no es una cifra fija. Depende del tama?o de la fábrica, la complejidad del negocio, la ubicación geográfica y también de la entidad de terceros que elijas. Sin embargo, en general se puede dividir en varias partes:

• Los gastos de la etapa de preparación.: Si la fábrica considera que su sistema aún no está lo suficientemente completo, podría ser necesario contratar a un asesor para ayudar a organizarlo. Este costo incluye los honorarios de consultoría del asesor, además de los posibles gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
• Los costos propios de la inspección de fábrica.: Una entidad externa vendrá a auditar, definitivamente cobrará una tarifa por el servicio. Si la inspección de la fábrica es aprobada, también habrá que pagar para obtener el nuevo certificado.
• Costos de mantenimiento posteriores: La norma ISO 9001 no es algo que se haga una vez y ya, cada a?o hay que pasar por una revisión, lo cual también es un gasto fijo.

?Cuánto cuesta exactamente? No se puede generalizar. Se recomienda contactar directamente con la agencia de certificación local o con un asesor profesional para que te den un presupuesto, así tendrás una idea clara.

?Quién va a pagar los gastos? Esto hay que hablarlo claramente.

No hay una regla estricta sobre quién debe cubrir los gastos, todo depende de lo que negocies con el cliente. Sin embargo, por lo general, hay algunas situaciones comunes:

• El cliente paga la cuenta.: Ya que es el cliente quien solicita activamente la inspección por parte de un tercero, generalmente ellos asumirán los costos, después de todo, este es un paso adicional que ellos agregan para su tranquilidad.
• La fábrica lo asume por sí misma.: Si la fábrica considera que pasar la inspección puede sumarle puntos, o si quiere obtener este certificado para atraer más clientes, es posible que esté dispuesta a pagar por ello.
• Todos compartimos la carga.: También hay casos en los que ambas partes acuerdan aportar una parte cada una, es una colaboración, es bastante normal ayudarse mutuamente.

De cualquier manera, al negociar con el cliente, es mejor dejar este punto claro y escribirlo en el contrato, para evitar discusiones en el futuro.

?Cómo se prepara la fábrica? No vaya a ser que después andemos con las prisas.

La inspección de fábrica no es solo un trámite, la fábrica debe demostrar su verdadera capacidad con hechos. Si los preparativos están bien hechos, la inspección será mucho más fluida. Comparto algunos puntos clave:

• Documentos organizados por completo.: El manual de calidad, los documentos de procesos y los registros de trabajo deben estar preparados y actualizarse periódicamente, para no andar buscando a última hora y no encontrarlos todos.
• Búscalo tú primero.：Antes de la inspección formal, es mejor que la fábrica realice una auditoría interna para resolver los problemas de antemano, en lugar de esperar a que el auditor los se?ale.
• Los empleados deben entender un poco.: Que todos sepan qué es ISO 9001 y cómo relacionar su trabajo diario con el estándar. En caso de que el auditor pregunte, responder de manera estructurada.
• Recoge el lugar.: El taller de producción debe estar limpio, el mantenimiento de los equipos debe ser adecuado y las identificaciones deben ser claras. Si el lugar está desordenado, nadie se sentirá confiado al verlo.

Si realmente no estás seguro, puedes contratar a un profesional para que te ayude en el lugar, improvisando y respondiendo a las diversas preguntas del auditor.

Ante exigencias estrictas, ?qué es lo mejor que se puede hacer?

El cliente es exigente, a veces puede ser un dolor de cabeza, pero no es imposible de manejar:

• Comunicación anticipada: Antes de la inspección de la fábrica, habla con el cliente para aclarar exactamente lo que quiere, así no habrá malentendidos entre ambas partes.
• Buscar un ayudante.: Si la fábrica no está familiarizada con la ISO 9001, contratar a un instructor para que les guíe puede ahorrar muchas preocupaciones.
• Practicar un poco.: Realiza una simulación antes de la inspección formal y corrige cualquier problema que encuentres de inmediato.
• Actitud abierta.：Durante la auditoría, no ocultes nada, muestra con confianza tu sistema y acepta con humildad las sugerencias del auditor.

Después de la auditoría, no olvides optimizar según el informe, el sistema de calidad solo mejorará cada vez más.

Escrito al final

La auditoría ISO 9001 puede sonar complicada, pero con una preparación adecuada no es tan intimidante. En cuanto a los costos, si se comunica bien con el cliente, se puede llegar a un acuerdo sobre quién los cubrirá; en cuanto a la preparación, si se hace un trabajo concienzudo, ese día se tendrá la confianza necesaria. Al final, no solo es un proceso para satisfacer al cliente, sino también una gran oportunidad para que la fábrica mejore. Espero que estos peque?os consejos ayuden a quienes estén preocupados por la auditoría. ?Les deseo mucho éxito y que sus negocios prosperen!